在过去的企业手工办公的情况下文档的标准检索存在非常大的难度。标准化管理系统使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现标准化管理系统以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，一个口令，他自己上网就能看到符合她身份权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多标准培训环节。
标准化管理系统是支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公的管理标准。如今来讲，地域分布越来越广，标准化管理系统成为很迫切的一种需求，如果你将文件保存在网盘或同步盘中，你就能随时随地查看标准文件，使相关的标准化人员能够有效地获得整体的标准信息，提高整体的反应速度和标准决策能力。
随着人们对标准化管理系统的熟悉程度加深，传统标准化管理系统如标准发布，标准审核，协作等功能已经不能满足企业日常标准需要，很多企业管理者对标准化管理系统提出了新的要求，金融危机下，很多公司为了控制费用预算，希望把传统的单一流程整合到标准审批流程里，且希望有效管理标准，如常用法律法规、政府管理文件及监管政策、标准制度、查询统计、标准制修订、标准宣贯、标准执行标准体系评价等标准化管理过程也希望整合到标准化流程中。
大唐思拓标准化管理系统发展到如今，其内涵已经发生了根本的转变，从初的文档管理发展成为企业的标准化信息管理系统管控平台，可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。当然，这个转变从理念上说已经完成，但从应用上来说还刚刚开始，我们可以肯定的说，标准化管理系统管控平台化的时代已经到来。
标准化管理系统之所以要向平台化的方向发展，就是因为标准化管理的作用从沟通转移到协作，从单一应用转移到系统整合。在整个行业，一直是需求推动技术的发展，标准化管理系统这种转变正是这些年来乃至未来企业发展的重要需求所致。